De administratie van een Spaar BV volledig zelf doen is in de meeste gevallen niet aan te raden. Hoewel je als BV-eigenaar zelf een deel van de administratieve taken kunt bijhouden, zijn er wettelijke verplichtingen en fiscale regels die specialistische kennis vereisen. Zeker als je BV geld bevat voor later, zoals een lijfrente of oudedagsverplichting, zijn de risico’s van fouten groot. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de administratie van een slapende BV.
Wat zijn de wettelijke administratieverplichtingen van een Spaar BV?
Een Spaar BV heeft dezelfde wettelijke administratieverplichtingen als elke andere BV in Nederland. Je bent verplicht om een deugdelijke boekhouding bij te houden, jaarrekeningen op te stellen en aangifte vennootschapsbelasting te doen. Ook moet je de administratie minimaal zeven jaar bewaren. Zelfs als de BV geen actieve onderneming meer drijft, blijven deze verplichtingen volledig van kracht.
Concreet gaat het om de volgende verplichtingen:
- Het bijhouden van een volledige en overzichtelijke boekhouding
- Het jaarlijks opstellen van een jaarrekening
- Het doen van aangifte vennootschapsbelasting
- Het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (in bepaalde gevallen)
- Het bewaren van alle financiële documenten gedurende minimaal zeven jaar
Veel mensen denken dat een slapende BV weinig administratie met zich meebrengt. Maar ook als er nauwelijks transacties plaatsvinden, moet je aan al deze verplichtingen voldoen. De Belastingdienst maakt geen uitzondering voor BV’s die niet actief zijn. Meer achtergrond over de verschillende soorten slapende BV’s vind je in onze kennisbank.
Welke taken kan een BV-eigenaar zelf uitvoeren?
Als BV-eigenaar kun je een aantal eenvoudige administratieve taken zelf uitvoeren, zoals het bijhouden van je bankafschriften, het ordenen van bonnen en facturen, en het bijhouden van een eenvoudig kasboek. Dit soort basiswerk bespaart tijd en kosten, maar vervangt de rol van een specialist niet.
Wat je zelf kunt doen:
- Bankafschriften ordenen en controleren
- Inkomende en uitgaande betalingen bijhouden
- Documenten digitaal of fysiek archiveren
- Eenvoudige mutaties registreren in een spreadsheet of boekhoudprogramma
Wat je beter aan een specialist overlaat:
- Het opstellen van de jaarrekening
- De aangifte vennootschapsbelasting
- Berekeningen rondom uitkeringen uit de BV
- Fiscale advisering over je specifieke situatie
Zeker als je BV een lijfrente of een oudedagsverplichting bevat, zijn de berekeningen complex. Kleine fouten kunnen grote fiscale gevolgen hebben.
Wat zijn de risico’s van zelf de administratie bijhouden?
De risico’s van het zelf bijhouden van de administratie van een slapende BV zijn aanzienlijk. Fouten in de boekhouding of aangifte kunnen leiden tot naheffingen, boetes van de Belastingdienst en in ernstige gevallen zelfs tot het verlies van fiscale voordelen die je jarenlang hebt opgebouwd.
De grootste risico’s op een rij:
- Fiscale fouten: Onjuiste berekeningen bij uitkeringen of verkeerde aangiftes kunnen leiden tot forse belastingaanslagen achteraf.
- Verlies van vrijstellingen of voordelen: Specifieke regelingen rondom uitgesteld kapitaal vereisen dat je de regels nauwkeurig volgt. Een fout kan betekenen dat je voordelen verliest.
- Boetes en rente: Te laat of onjuist aangifte doen leidt tot boetes en belastingrente.
- Onvolledige dossiervorming: Als je administratie niet op orde is, kun je bij een controle in de problemen komen.
Heb je een BV met problemen of twijfel je of alles wel goed is gegaan? Lees dan meer over wat je kunt doen op de pagina over BV met problemen.
Hoeveel kost professionele begeleiding van een slapende BV?
De kosten voor professionele begeleiding van een slapende BV hangen af van verschillende factoren. Er is geen vaste prijs die voor iedereen geldt, maar de hoogte van de kosten wordt bepaald door de complexiteit van jouw situatie, het type BV en de diensten die je afneemt.
Factoren die de prijs beïnvloeden:
- Het type BV: een lijfrente-BV, pensioen-BV en oudedagsverplichting-BV hebben elk hun eigen specifieke vereisten
- De omvang van de administratie en het aantal transacties per jaar
- Of er uitkeringen plaatsvinden of dat de BV puur in de opbouwfase zit
- De mate van digitalisering en hoe goed de administratie al is bijgehouden
- Welke diensten je afneemt: alleen de jaarrekening, of ook fiscaal advies en begeleiding
Wat je ook betaalt, het is zinvol om de kosten af te wegen tegen de risico’s en de waarde van het kapitaal dat in jouw BV zit. Een fout kan je meer kosten dan jaren aan begeleidingskosten. Bekijk de prijzenpagina voor een concreet beeld van wat begeleiding kost.
Wanneer is professionele hulp bij een Spaar BV verplicht?
Professionele hulp is niet altijd wettelijk verplicht, maar voor bepaalde taken is het in de praktijk onvermijdelijk. Het opstellen van een jaarrekening en het doen van aangifte vennootschapsbelasting vereisen kennis die de meeste BV-eigenaren niet hebben. Bovendien zijn er situaties waarbij de fiscale complexiteit zo groot is dat fouten bijna onvermijdelijk zijn zonder specialistische begeleiding.
Situaties waarbij professionele hulp sterk aan te raden of feitelijk noodzakelijk is:
- Als je BV een pensioenvoorziening bevat die vóór 2017 is opgebouwd in eigen beheer
- Als je uitkeringen wilt doen vanuit de BV
- Als er sprake is van een oudedagsverplichting (ODV) met jaarlijkse rentetoevoeging
- Als de Belastingdienst vragen stelt of een controle aankondigt
- Als je de BV wilt opheffen of omzetten
Let op: sinds 2017 is het niet meer mogelijk om een pensioen-BV op te richten voor nieuwe pensioenopbouw in eigen beheer. Bestaande pensioen-BV’s mogen hun functie wel behouden voor het uitkeren van eerder opgebouwd pensioen. Nieuwe pensioenvoorzieningen moeten extern worden geregeld.
Hoe kies je de juiste specialist voor jouw slapende BV?
De juiste specialist voor een slapende BV is iemand die specifieke ervaring heeft met uitgesteld kapitaal in BV’s, zoals lijfrente, pensioen of oudedagsverplichting. Een generalist of een gewone boekhouder heeft vaak niet de diepgaande kennis die nodig is voor deze specifieke situaties. Kies daarom voor een partij die zich volledig heeft gespecialiseerd in dit type BV.
Waar je op moet letten bij het kiezen van een specialist:
- Specialisatie: Heeft de partij aantoonbare ervaring met slapende BV’s en uitgesteld kapitaal?
- Transparantie over kosten: Zijn de tarieven duidelijk en zonder verborgen kosten?
- Persoonlijk contact: Heb je een vaste adviseur die jouw situatie kent?
- Digitale ondersteuning: Kun je documenten eenvoudig aanleveren via een beveiligd portaal of app?
- Bereikbaarheid: Is de specialist goed bereikbaar als je vragen hebt?
Een gespecialiseerde partij kan je niet alleen helpen met de administratie, maar ook met het optimaliseren van je uitkeringsstrategie zodat je zoveel mogelijk waarde behoudt uit het kapitaal dat je hebt opgebouwd.
Hoe GeldZo helpt met de administratie van jouw Spaar BV
Wij bij GeldZo zijn volledig gespecialiseerd in slapende BV’s met uitgesteld kapitaal. Met meer dan 4.000 actieve dossiers en jarenlange ervaring weten we precies wat jouw BV nodig heeft, of het nu gaat om een lijfrente-BV, een pensioen-BV of een oudedagsverplichting.
Wat wij voor jou doen:
- Volledige verzorging van de jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting
- Persoonlijke begeleiding door een vaste adviseur die jouw situatie kent
- Fiscaal advies over uitkeringen en het optimaal benutten van jouw kapitaal
- Toegang tot een beveiligd klantportaal en app voor eenvoudig documentenbeheer
- Transparante tarieven zonder verborgen kosten of verrassingen
Heb je een BV met geld voor later en wil je zeker weten dat alles goed geregeld is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.
