Als eigenaar van een ODV BV moet je elk jaar financiële stukken indienen bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt ook als je BV ‘slaapt’ en niks doet. Deze regel is er voor alle Nederlandse BV’s en zorgt ervoor dat anderen kunnen zien hoe het financieel gaat met jouw bedrijf. Ook al doet jouw ODV BV geen actieve dingen meer, deze verplichting blijft gewoon bestaan. Als je het niet doet, kun je boetes krijgen.
Wat zijn publicatieplichten en waarom heeft mijn ODV BV die?
Publicatieplichten betekenen dat alle Nederlandse BV’s elk jaar hun financiële gegevens openbaar moeten maken via de Kamer van Koophandel. Deze regel staat in de wet en geldt ook voor slapende ODV BV’s waar je oudedagsgeld in hebt zitten.
De overheid heeft deze regel gemaakt zodat mensen die zaken met je doen kunnen zien hoe het financieel met je BV gaat. Voor jouw ODV BV betekent dit dat je elk jaar moet laten zien hoe de financiële situatie is, ook al gebeurt er verder niks.
Het maakt niet uit dat je BV slaapt en alleen maar je oudedagsgeld beheert. De wet maakt geen verschil tussen actieve en slapende BV’s. Zolang je ODV BV bestaat, moet je elk jaar deze papieren indienen.
Welke jaarstukken moet ik indienen voor mijn ODV BV?
Voor je ODV BV moet je minimaal een balans en een toelichting indienen bij de Kamer van Koophandel. Afhankelijk van hoe groot je BV is, kunnen er meer documenten nodig zijn.
De balans laat zien wat je BV bezit en wat het schuldig is. Voor een ODV BV betekent dit meestal geld op de bank of beleggingen aan de ene kant, en de oudedagsverplichting aan de andere kant. In de toelichting leg je uit hoe je dingen hebt gewaardeerd.
De meeste ODV BV’s zijn micro-entiteiten of kleine bedrijven. Dit zijn bedrijven die voldoen aan minimaal twee van deze regels: niet meer dan €350.000 aan bezittingen, niet meer dan €700.000 omzet, en maximaal 10 werknemers. Voor deze kleine bedrijven gelden makkelijkere regels.
Bij een ODV BV is het belangrijk hoe je de oudedagsverplichting waardeert. Dit moet volgens commerciële regels, wat betekent dat je marktconforme rentes gebruikt. Dit is anders dan voor de belasting, waar je minimaal 4% moet gebruiken. Voor de jaarrekening gebruik je meestal lagere rentes tussen 1,5% en 3%.
Wat is het verschil tussen deponeren en publiceren bij de KVK?
Deponeren betekent dat je jouw jaarstukken inlevert bij de Kamer van Koophandel. Publiceren betekent dat deze stukken voor iedereen te bekijken zijn.
Als je jouw jaarrekening deponeert bij de KVK, wordt deze automatisch openbaar gemaakt. Iedereen kan dan tegen een kleine betaling de jaarstukken van jouw ODV BV opvragen en bekijken. Dit is gewoon de regel in Nederland.
Voor veel mensen met een ODV BV voelt dit vervelend, omdat hun persoonlijke oudedagsvoorziening dan voor iedereen te zien is. Maar je kunt dit niet voorkomen. De enige uitzondering zijn heel kleine bedrijven met speciale vrijstellingen, maar ook dan blijft basisinformatie openbaar.
In de praktijk betekent deponeren dus automatisch ook publiceren. Zodra je je stukken hebt ingeleverd, kan iedereen ze binnen een paar dagen bekijken via de website van de KVK.
Binnen welke termijn moet ik mijn jaarrekening publiceren?
Je moet je jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar hebben ingeleverd bij de Kamer van Koophandel. Als je boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit uiterlijk 31 december van het jaar erna.
Zo werkt het: na afloop van het boekjaar maak je de jaarrekening. Deze moet binnen acht maanden worden vastgesteld door de aandeelhouders. Bij een ODV BV ben je meestal zelf de enige aandeelhouder, dus dit regel je gewoon zelf. Na vaststelling heb je nog tijd om de stukken in te leveren, zolang dit maar binnen twaalf maanden gebeurt.
Voor een slapende ODV BV is er niet veel administratie, maar de deadlines blijven hetzelfde. Het is handig om elk jaar op hetzelfde moment je jaarrekening te laten maken en in te leveren, bijvoorbeeld elk najaar. Zo vergeet je het niet en krijg je geen boetes.
Lever je stukken niet op de allerlaatste dag in, maar plan wat extra tijd in voor het geval er problemen zijn of dingen moeten worden aangepast.
Wat gebeurt er als ik mijn publicatieplicht niet nakom?
Als je je publicatieplicht niet nakomt, kun je een boete krijgen van de Kamer van Koophandel. Ook kunnen er juridische problemen komen en in ernstige gevallen kan het Openbaar Ministerie zich ermee bemoeien. De gevolgen zijn dus behoorlijk groot, ook voor een slapende ODV BV.
De KVK stuurt eerst herinneringen als je je jaarrekening niet op tijd inlevert. Als je ook daarna niks doet, kan er een formele aanmaning komen. Bij blijvende weigering kan de KVK een dwangsom opleggen of direct een boete geven. Hoe hoog deze boetes zijn hangt af van hoe lang je er al mee wacht.
Naast geld kost het ook juridische problemen voor jou als bestuurder. Bij ernstige schending van publicatieplichten kan dit worden gezien als slecht bestuur. In het ergste geval kun je persoonlijk aansprakelijk worden voor schulden van de BV.
Voor ODV BV’s is het extra belangrijk om de regels na te leven omdat deze bedrijven vaak lang blijven bestaan. Als je jarenlang niks doet, bouw je een groot probleem op dat moeilijk en duur is om op te lossen. Ook kan de Belastingdienst kritischer kijken naar BV’s die hun verplichtingen niet nakomen.
Kan mijn ODV BV gebruikmaken van publicatie-vrijstellingen?
Ja, als jouw ODV BV een micro-entiteit is, kun je gebruikmaken van makkelijkere regels. Dit betekent dat je minder documenten hoeft in te leveren, maar helemaal vrijgesteld ben je niet.
Een micro-entiteit is een bedrijf dat voldoet aan minimaal twee van deze drie dingen: niet meer dan €350.000 aan bezittingen, niet meer dan €700.000 omzet, en gemiddeld maximaal 10 werknemers. De meeste ODV BV’s voldoen hieraan.
Als micro-entiteit hoef je alleen een verkorte balans en beperkte toelichting in te leveren. Je hoeft geen winst-en-verliesrekening openbaar te maken, wat voor veel ODV BV-eigenaren prettig is. Ook een bestuursverslag is dan niet nodig.
Om van deze vrijstelling gebruik te maken, moet je dit duidelijk vermelden in je toelichting. Je moet aangeven dat je BV een micro-entiteit is en daarom gebruikmaakt van de makkelijkere regels. Deze vermelding is heel belangrijk, want zonder deze verwijzing kan de KVK alsnog alle stukken eisen.
Hoe GeldZo helpt met ODV BV publicatieplichten
GeldZo neemt de volledige administratieve last van je ODV BV publicatieplichten over, zodat je gegarandeerd bent van correcte en tijdige naleving zonder gedoe. Onze specialisten zorgen voor:
- Opstellen van de jaarrekening met correcte waardering van de oudedagsverplichting
- Digitale indiening bij de KVK in het juiste SBR-formaat
- Optimaal gebruik van micro-entiteit vrijstellingen waar mogelijk
- Coördinatie met vennootschapsbelasting en andere fiscale verplichtingen
- Tijdige waarschuwingen en planning om deadlines nooit te missen
Met onze jarenlange ervaring in ODV BV’s voorkom je kostbare fouten in waardering en compliance, terwijl je volledig ontzorgd bent van alle administratieve rompslomp. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jouw ODV BV publicatieplichten volledig kunnen overnemen.
