Voor een goede ODV-administratie heb je een aantal vaste documenten nodig: de ODV-overeenkomst, de jaarlijkse jaarstukken van je BV, en bij het starten van uitkeringen ook een uitkeringsplan. Welke documenten precies vereist zijn, hangt af van de fase waarin je ODV zich bevindt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ODV-documenten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Welke documenten vormen de basis van een ODV-overeenkomst?
De basis van elke oudedagsverplichting is de ODV-overeenkomst zelf. Dit is het schriftelijke contract tussen jou als directeur-grootaandeelhouder (DGA) en je BV, waarin staat hoeveel er is opgebouwd, wat de ingangsdatum van de uitkeringen is en hoe lang de uitkeringsperiode duurt. Zonder dit document is er juridisch gezien geen geldige ODV.
Naast de overeenkomst zijn er nog een paar basisdocumenten die je op orde moet hebben:
- Het omzettingsdocument als je eerder pensioen in eigen beheer hebt omgezet naar een ODV (dit was mogelijk tot en met 2019)
- De beginbalans van de ODV, waarop de startwaarde van de verplichting staat
- Notulen van de aandeelhoudersvergadering waarin de ODV is vastgesteld of gewijzigd
Deze documenten vormen samen het fundament van je oudedagsverplichting administratie. Ze zijn niet alleen belangrijk voor de Belastingdienst, maar ook voor jou als bewijs van wat er is afgesproken.
Welke jaarstukken zijn verplicht voor een ODV BV?
Een BV met een ODV is verplicht om jaarlijks een volledige administratie bij te houden en jaarstukken op te stellen. Dit zijn minimaal een balans en een winst- en verliesrekening. Daarnaast moet je elk jaar aangifte vennootschapsbelasting doen, ook als er nauwelijks activiteiten zijn geweest.
De jaarstukken zijn belangrijk omdat de waarde van de ODV elk jaar wordt bijgewerkt. De verplichting groeit namelijk jaarlijks mee met een wettelijk vastgesteld percentage. Dit moet correct in de boeken worden verwerkt en goed worden gedocumenteerd. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een naheffing of boete van de Belastingdienst.
Concreet gaat het om de volgende jaarlijkse documenten:
- Balans per 31 december
- Winst- en verliesrekening
- Toelichting op de jaarstukken
- Aangifte vennootschapsbelasting
- Notulen van de aandeelhoudersvergadering ter vaststelling van de jaarstukken
Wat is het verschil tussen een ODV en een pensioen-BV qua administratie?
Het grootste verschil is dat een pensioen-BV te maken heeft met complexere actuariële berekeningen, terwijl een ODV administratief eenvoudiger is opgezet. Bij een pensioen-BV moet de pensioenwaarde elk jaar worden herberekend op basis van leeftijd, rekenrente en andere factoren. Bij een ODV is de jaarlijkse oprenting een stuk eenvoudiger te berekenen.
Belangrijk om te weten: sinds 2017 is het niet meer mogelijk om een nieuwe pensioen-BV op te richten voor pensioenopbouw in eigen beheer. Bestaande pensioen-BV’s mogen hun functie behouden voor het uitkeren van eerder opgebouwd pensioen, maar nieuwe pensioenvoorzieningen moeten extern worden geregeld. De ODV is sindsdien de enige optie voor wie kapitaal in eigen beheer wil houden.
Qua slapende BV-administratie geldt voor beide vormen dat je jaarlijks jaarstukken moet opstellen en aangifte moet doen. Het verschil zit vooral in de complexiteit van de berekeningen en de bijbehorende documentatie.
Haal meer uit uw BV
Ontdek hoe u met een optimaal uitkeringsplan zo veel mogelijk overhoudt van uw opgebouwde kapitaal. Onze specialisten staan voor u klaar.
Welke documenten heb je nodig bij het starten van ODV-uitkeringen?
Wanneer je start met het ontvangen van ODV-uitkeringen, heb je een aantal extra documenten nodig. Allereerst een uitkeringsplan of uitkeringsschema, waarin staat hoeveel je per periode ontvangt en hoe lang de uitkeringen lopen. Dit schema moet aansluiten op de regels in de ODV-overeenkomst.
Verder heb je nodig:
- Een gewijzigde ODV-overeenkomst of addendum als de ingangsdatum of het uitkeringsbedrag afwijkt van wat eerder is vastgelegd
- Loonbelastingaangifte, want ODV-uitkeringen worden gezien als loon en zijn belast
- Loonadministratie, inclusief loonstroken voor elke uitkering
- Notulen van het besluit om te starten met uitkeringen
Het starten van uitkeringen is een belangrijk moment in je ODV-administratie. Fouten in de documentatie kunnen leiden tot belastingproblemen, dus het is verstandig om dit goed te laten begeleiden.
Wat gebeurt er met je ODV documenten bij overlijden of arbeidsongeschiktheid?
Bij overlijden of arbeidsongeschiktheid verandert de situatie rondom je ODV ingrijpend, en dat heeft ook gevolgen voor de benodigde documenten. Bij overlijden gaat de ODV over op de partner of erfgenamen, afhankelijk van wat er in de overeenkomst is vastgelegd. Hiervoor zijn aanvullende documenten nodig, zoals een overlijdensakte en bewijs van erfopvolging.
Bij arbeidsongeschiktheid kan het zijn dat de uitkeringen eerder ingaan of dat de hoogte wordt aangepast. Dit moet altijd schriftelijk worden vastgelegd in een aanpassing van de ODV-overeenkomst. Denk ook aan:
- Medische verklaringen of keuringsrapporten als bewijs van arbeidsongeschiktheid
- Gewijzigde notulen en overeenkomsten
- Bijgewerkte loonadministratie als de uitkeringen veranderen
Dit zijn situaties waarbij het echt loont om een specialist in te schakelen. De fiscale en juridische gevolgen kunnen groot zijn, en de documentatie moet feilloos kloppen.
Hoe bewaar je ODV documenten veilig en compliant?
De Belastingdienst verplicht je om zakelijke documenten minimaal zeven jaar te bewaren. Voor ODV-documenten geldt dat je ze bij voorkeur nog langer bewaart, zeker als de uitkeringen nog niet zijn gestart. De ODV-overeenkomst zelf bewaar je in ieder geval zolang de BV bestaat.
Praktische tips voor veilige bewaring:
- Bewaar originele documenten op een veilige fysieke locatie, bij voorkeur in een brandvrije kluis
- Maak digitale kopieën en sla deze op in een beveiligde cloudomgeving
- Zorg dat je adviseur ook toegang heeft tot de meest actuele versies
- Gebruik een gestructureerde mappenindeling per jaar en per documenttype
Een digitaal klantportaal, zoals dat van veel gespecialiseerde adviseurs, maakt het bewaren en terugvinden van documenten een stuk eenvoudiger. Zo heb je alles altijd bij de hand, ook als de Belastingdienst om informatie vraagt.
Hoe GeldZo helpt met je ODV administratie
Een ODV BV brengt meer administratieve verplichtingen met zich mee dan veel mensen denken. Als je geld voor later in je BV hebt staan, is het slim om dit goed te laten beheren. Fouten in de documentatie of administratie kunnen namelijk leiden tot forse belastingclaims.
Wij zijn gespecialiseerd in precies dit soort situaties. Met meer dan 4.000 actieve dossiers weten we als geen ander wat er komt kijken bij de ODV-documentenadministratie. Dit is wat we voor je doen:
- Opstellen en bewaken van de ODV-overeenkomst en alle bijbehorende documenten
- Jaarlijkse jaarstukken en aangifte vennootschapsbelasting
- Loonadministratie bij het starten van uitkeringen
- Begeleiding bij bijzondere situaties zoals overlijden of arbeidsongeschiktheid
- Veilige documentopslag via ons beveiligde klantportaal
- Vaste, transparante tarieven zonder verborgen kosten
Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
Haal meer uit uw BV
Ontdek hoe u met een optimaal uitkeringsplan zo veel mogelijk overhoudt van uw opgebouwde kapitaal. Onze specialisten staan voor u klaar.
Gerelateerde artikelen
- Hoe werkt de ODV BV bij een aandelenoverdracht binnen de familie?
- Kan ik de uitkeringshoogte van mijn ODV BV aanpassen?
- Welke documenten heb je nodig voor ODV afkoop?
- Wat is het verschil tussen een tijdelijke oudedagslijfrente en een reguliere oudedagslijfrente?
- Hoe kan ik door geld in een BV te storten BOX 3 belasting besparen?
